Proyecto AVISPA: para venta y exportación de productos industriales complejos
El procedimiento busca la simplicidad, eficacia y sobre todo que la venta se pueda realizar a cualquier parte del mundo utilizando las ventajas que ofrece internet.
El cliente accede a una base de componentes del producto que precisa y de acuerdo con ella configurar y organizar la estructura acorde a su necesidad -producto configurable- . A la vez puede conocer su precio y el plazo de entrega.
Esta es la mecánica del Proyecto Avispa (aplicable, por ejemplo, para pymes industriales que diseñan y producen maquinaria,  electrónica profesional y bienes de equipo que pueden personalizarse a medida del consumidor).
Pero para que funcione correctamente, es preciso que el proveedor esté organizado para poder seguir esta secuencia lo que implica que disponga de las herramientas adecuadas a tal fin.
Éstas son las que integran el Proyecto Avispa (Advanced Integrated Spanish Digital Commerce) y que se agrupan en los apartados:
- PLM (Diseño CAD y Gestión de la Ingeniería de Diseño)
- ERP Gestión de recursos y activos
- APS Planificación de la producción
- ERP Gestión de los Recursos y Activos
Y como elemento común a estas cuatro áreas esta CRM – Portal Colaborativo
filosofía del Proyecto AVISPA El Proyecto Avispa es el resultado de la colaboración entre Arion Data Systems y Planning Group con el Plan Avanza I+D del Ministro de Industria Comercio y Turismo (que facilita ayuda económica) persigue, básicamente, un triple objetivo:
- Proporcionar a la empresa una solución informática de última generación
- Dotarla de una nueva organización adaptada a las nuevas necesidades comerciales a escala mundial.
- Mejorar las ventas y las relaciones internacionales de la empresa.
Objetivo que se debe obtener a partir de mejorar la respuesta a las necesidades que se generan en los departamentos de ingeniería, administración, producción logística y comercial cuando se va a realizar un nuevo producto.
Asimismo y para facilitar la implantación del Proyecto Avispa, el Plan Avanza I+D del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo ofrece un decidido apoyo a la empresa en forma de:
- Subvención inmediata, en el momento de adaptar el Proyecto Avispa, a las primeras 50 empresas que lo incorporen.
- Esta subvención es compatible con cualquier otro tipo de ayuda concedida a la PYME.
Venta de productos configurables: esencia de la implantación del Proyecto Avispa
En el Ciclo de Venta de Productos Configurables cabe distinguir las siguientes etapas:
- Configuración del producto
- Generación de la lista de materiales y direccionado de la producción
- Optimización de precios
- Gestión de las oportunidades de venta
- Valoración de las necesidades del cliente
- Captura del pedido
- Preparación de la oferta
De esta secuencia seguida por el proveedor hasta que el cliente tiene el producto final a su disposición cabe distinguir que las cuatro últimas corresponden a acciones de Marketing (CRM) mientras que las primeras corresponden a la mecánica de funcionamiento propia de la empresa aunque todas persiguen como objetivo final estos objetivos:
- Acelerar el proceso de ventas (generación de la documentación en pocos minutos)
- Facilita la exportación (accesibilidad a través de web)
- Reducción de errores (todas las herramientas que se utilizan van provistas de los correspondientes sistemas de seguridad para eliminar errores, repeticiones,..)
- Precios y plazos de entrega con fiabilidad
- Mayor margen de beneficio (reducción de pasos intermedios de gestión)
Complementariamente a estos puntos referidos a la relación cliente-proveedor están los directamente relacionados al proveedor.
Contexto técnico Proyecto Avispa engloba cinco grandes áreas, con sus correspondientes soluciones informáticas :
PLM
Esta herramienta es la solución empresarial para la gestión de toda la información técnica relacionada con el producto; desde la primera idea hasta su retirada del mercado.
A la gestión de Ingeniería (departamento encargado de generar el producto) dependiente del PLM, se le confían las funciones de:
- Crear una información estructurada del producto de referencia
- Proteger, compartir y reutilizar dicha información
- Capitalizar el conocimiento para usos posteriores
La experiencia proporciona datos muy llamativos sobre las mejoras obtenidas. Como por ejemplo:
-Tiempo de lanzamiento del producto: ahorro entre 10 - 50%
- Costo de desarrollo del producto: ahorro del 25 - 40%
Configurador de Ventas asistido
Se trata de una aplicación informática para crear, mantener y utilizar modelos virtuales de los productos que permiten definir completamente variantes y opciones con una mínima introducción de datos; con el objetivo el facilitar el proceso de ventas de productos industriales configurados a medida del cliente.
Con ello se consigue:
- Acortar el proceso de ventas con la máxima satisfacción de las necesidades del cliente.
- Garantizar la viabilidad técnica de la oferta
También la experiencia adquirida proporciona valores de referencia muy interesantes:
- Mejoras de ingresos (y de márgenes) entre 5% y 16%
- Gastos de retorno por pedidos incorrectos: del -50% al -70%
APS
Es un planificador de pedidos de ventas, compra y producción.
El sistema informático contiene todas las restricciones de la fábrica, donde se introducen los pedidos de venta, criterios de la empresa respecto a los valores óptimos de plazo de entrega/productividad/niveles de stock.
Suministra, además, diferentes planes de producción, compras, suministros y subcontratación. Permite a responsables de planificación interactuar manualmente para hacer simulaciones o tomar decisiones sobre los parámetros que suministra el sistema [garantizando el sistema que la propuesta es ejecutable por la fábrica]
Responde a las necesidades de todos los departamentos de la fábrica.
Los resultados que se obtienen con la aplicación de este sistema son muy significativos; como:
- Reducción de atrasos del 16 al 38%
- Reducción de costes de producción del 25 – 50%
- Mejora de la capacidad de realización del 30 – 45%
Finalmente un gestor comercial:
CRM – maneras de abrirse al mundo
Es una herramienta fundamental. Por ello tiene funciones comunes a todos los apartados que contempla Proyecto Avispa.
Ampliarse al “mercado global", a priori, plantean inicialmente dos cuestiones:
- Falta de conocimiento de los productos de la empresa fuera de su entorno habitual
- Perdida de control de oportunidades de venta y calidad de servicio de la empresa
CRM además de ser un Portal colaborativo es una filosofía por la cual el sistema el sistema es accesible desde cualquier punto por internet donde se van a implicar todos los agentes (comercial, distribuidor, cliente, proveedor o subcontratista). De ahí su importancia.
El sistema tiende a satisfacer las necesidades de los sectores implicados en el proyecto como:
- Ventas (reporte de actividades, acceso a información, tramitación de pedidos, ..)
- Post-Venta (orden de instalación, mantenimiento, ..)
- Dirección (control de las actividades comerciales, de los clientes; oportunidades de venta, ..)
Se han comprobado excelentes resultados en la implantación del CRM como:
- Aumento de ingresos 5 - 15%
- Costes de Gestiones Internas del -20% y el -40%
Una implantación sencilla
El proceso para poner en marcha el configurador resulta sencillo. Un equipo de 37 personas colabora con las empresas en el análisis y diagnóstico de la situación y –aspecto muy importante - cuál es la solución más adecuada para implantarla dentro del proceso comercial de la compañía.
Tras ese análisis se crea un primer modelo configurable y posteriormente se integra con otros sistemas y se amplía a toda la gama de productos.
En general, un proyecto medio se desarrolla entre cuatro y nueve meses, dependiendo de la variedad de familias de productos o la sofisticación que quiera darse al portal de Internet.
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